프리랜서 필수! 매출/지출 관리 자동화 엑셀 무료 양식 공유 (2편)

지난 1편에 이어 경비처리 가이드 및 매출/지출 관리 자동화 엑셀 양식에 대한 활용 팁을 포스팅해보고자 한다. 

 

프리랜서 필수! 매출/지출 관리 자동화 엑셀 무료 양식 공유 (2편)

 

 

매출/지출 관리 자동화 엑셀 활용 팁

1. 정기적으로 업데이트 하기

매출과 지출이 발생할 때마다 바로바로 기록하는 습관을 들이는 것이 중요하다. 이게 오늘만 미루자 라고 생각을 해버리면 일주일이 되고, 한달이 되고, 결국엔 세금 신고 기간에 맞물리게 되고 이 모든 것들이 다시 원점으로 돌아가기 때문에 하루에 10분 정도만 투자해서 꾸준히 기록하는 습관을 가지자.

 

2. 증빙 자료 함께 보관하기

지출 내역을 기록할때는 영수증이나 계산서 등의 증빙 자료도 함께 보관해두는게 좋다. 사업자는 홈택스에서 수시로 확인이 가능해서, 경비 처리용으로 보관하는 증빙 자료 외에는 그다지 모아둘게 없지만 프리랜서의 경우 모든 지출 내역을 증빙 처리해두는게 세금 절세에 유리하니, 자신의 PC에 별도의 폴더를 만들어 보관해두자.

 

3. 정기적으로 백업하기

중요한 재무 데이터이므로 정기적으로 백업을 해두는 것이 좋다. 클라우드 저장소나 외장하드에 복사본을 보관해두는게 제일 좋은 방법인데, 나는 실제로 언제 어디서나 매출/지출 관리 자동화 엑셀을 열람하거나 수정할 수 있도록 원드라이브에 저장해두고 사용한다.(사업을 시작하고 난 뒤로 부터 작성된 모든 파일이 원드라이브에 저장되어 있다.)

 

4. 거래명세서와 함께 활용하기

거래명세서는 매출 관리에 중요한 문서이다. 매출/지출 관리 자동화 엑셀과 함께 거래명세서를 함께 보관하면 더욱 체계적인 관리가 가능하다. 거래명세서는 물품의 갯수가 많은 사업장에서 자주 사용되니, 이전 포스팅을 참고하기 바란다.

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경비처리 가능 항목 상세 가이드

1편에서 경비 처리가 가능한 항목에 대해 잠깐 언급한 적이 있었는데, 프리랜서나 1인 기업이 가장 헷갈려 하는 부분 중 하나가 바로 '어떤 지출이 경비처리가 가능한가?'이다. 아래 주요 항목별로 경비처리 가능 여부를 정리했으니 참고하면 된다.

 

대체적으로 간단하게 구분하자면, 사업상의 지출인지 개인적인 지출인지에 따라 가능한지 불가능한지가 나뉘어지는 것이니 헷갈린다면 지출의 용도가 사업상인지 개인인지만 구분하면 된다.

 

경비처리 가능 항목

항목	내용	필요 증빙	주의사항
사무용품비	문구류, 컴퓨터 소모품, 사무기기 등	세금계산서, 현금영수증	개인용도와 구분 필요
교통비	업무 관련 이동 비용, 주유비, 택시비 등	카드영수증, 현금영수증	출퇴근 교통비는 불가
식대	업무 중 식사비용	카드영수증, 현금영수증	1인당 1일 10만원 이내
통신비	업무용 휴대폰, 인터넷 요금	통신사 청구서, 카드영수증	개인사용 비율 구분 필요
임대료	사무실, 작업공간 임대료	임대차계약서, 월세납부 영수증	주거겸용 시 업무공간 비율만
광고선전비	홍보물 제작, 온라인 광고 비용	세금계산서, 카드영수증	제한 없음
접대비	거래처 접대 비용	카드영수증, 현금영수증	연간 한도 있음
교육훈련비	업무 관련 교육, 세미나 참가비	세금계산서, 카드영수증	업무 관련성 입증 필요
도서구입비	업무 관련 서적, 잡지 구입비	카드영수증, 현금영수증	업무 관련성 입증 필요
소프트웨어 비용	업무용 프로그램 구입/구독료	세금계산서, 카드영수증	감가상각 대상 여부 확인
여비교통비	출장비, 숙박비	카드영수증, 현금영수증	개인 여행과 구분 필요
보험료	사업장 화재보험, 상해보험 등	보험료 납부 영수증	개인보험은 불가
수수료	은행 수수료, PG사 수수료 등	이체확인증, 명세서	제한 없음

 

경비처리 불가능 항목

항목	내용	불가 사유
개인 용도 지출	개인 의류, 취미용품 등	사업과 무관
가족 관련 비용	가족 식사, 자녀 교육비 등	사업과 무관
벌금, 과태료	교통 위반, 세금 가산세 등	법적 제재 비용
증빙 없는 지출	영수증 분실, 간이영수증만 있는 경우	증빙 불충분
취미/여가 활동	골프, 헬스장 이용료 등	사업과 무관
개인 보험료	생명보험, 개인연금 등	개인 비용
출퇴근 비용	자택-사무실 이동 비용	생활비 성격
기부금	개인 명의 기부	별도 공제 항목
접대비 한도 초과	접대비 한도 초과분	법적 한도 초과
사업 시작 전 비용	사업자 등록 전 지출	사업 개시 전 비용

 

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증빙 자료 관리 팁

• 모든 영수증은 발급 즉시 스캔하거나 사진으로 보관해야 한다.(잊어버리기가 쉽다.)
• 영수증 원본은 날짜별로 정리하여 5년간 보관한다.(세무조사가 있을 수도 있다.)
• 카드 사용 시 가급적 사업자 명의 카드를 사용하자.(사업자인 경우에 사업자 명의 카드 사용 시 홈택스에 내역이 자동으로 입력된다.)
• 현금 사용 시 반드시 현금영수증을 발급받자.
• 간이영수증은 증빙력이 약하므로, 가급적 세금계산서나 현금영수증을 받는게 좋다.

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무료 엑셀 양식 다운로드

아래 링크를 클릭하면 프리랜서, 1인 기업을 위한 매출/지출 관리 자동화 엑셀 양식을 다운받을 수 있다.

매출-지출-관리-자동화-엑셀-양식-프리랜서.xlsx

0.07MB

 

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마치며

디자인만 집중적으로 하다, 실무자가 되고 1인 기업가가 되어보니 체계적인 매출/지출 관리의 중요성을 절실히 느꼈다. 회사에서는 세무관련 회계팀에서 알아서 작성하고 금액을 체크하지만, 아무리 개인 세무사를 이용하더라도 나의 사업현황을 내 눈으로 확인하는 것도 중요하다고 생각했다.

 

이제는 더이상 세금 신고 기간이 다가올때마다, 얼마나 나올지 예측이 되지않아 불안해하지도 말고 영수증과 계산서를 뒤적이며 머리를 싸매는 그런 경험은 더이상 하지 않기를 바라며 이 포스팅을 마무리하려 한다.

 

 

+ 혹시나 이 양식에 대해서 궁금한 점이나 개선할 부분이 있다면 언제든지 댓글로 달아주면, 업데이트 되는 양식에 대해서 반영해보려 하니 많은 의견 공유 부탁드립니다.