프리랜서 필수! 매출/지출 관리 자동화 엑셀 무료 양식 공유 (1편)

프리랜서와 1인 기업을 위한 매출 일지를 포스팅했었다. 실제로 6년 넘게 내가 쓰고 있는 양식을 그대로 공유한 거라 부족함이 없을 줄 알았는데, 이번에 종합소득세 절세 방법이라던지 이런 류의 글들을 포스팅하려고 작성 중에, 기존에 내가 올렸던 매출 일지보다는 좀 더 세분화되고 자동화되는 시스템으로 업데이트를 해야겠다는 생각이 들었다.

 

프리랜서 필수! 매출/지출 관리 자동화 엑셀 무료 양식 공유 (1편)

 

세금 걱정 끝! 한 번에 관리하는 매출 일지

프리랜서나 1인 기업가로 일하다 보면 매출과 지출을 꼼꼼히 기록하는 것이 얼마나 중요한지를 알게 된다. 특히나 세금 신고 기간이 다가오면 영수증이나 계산서 등을 뒤적이며, 어떤 내역이었는지 기억조차 안나는 카드 결제 내역 등으로 머리를 싸매는 경험을 한 번쯤은 해봤을 거라고 생각한다.

 

20년 가까이 디자인 업계에서 일하면서 관리 실무자로 있던 5년, 1인 기업으로 6년간의 시간속에서 이런 고충들을 겪었기에, 기존에 사용하던 매출 일지를 자동화하는 엑셀을 만들게 되었다.

 

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왜 매출 일지를 써야할까?

디자이너는 특히나 시간적인 여유가 별로 없다. 디자인 작업도 여유가 없는데, 매출 일지까지 매일 체크해야 하다니. 그런데다 평소 접하지 않는 분야인 세금 신고와 서류 정리 등 생각만 해도 머리가 아프다.

 

기존의 양식으로 작성했을 때는 일일이 매입내역과 매출내역, 세금계산서 발행일 등을 체크했었는데, 부가세 신고나 종합소득세 신고에는 이게 별로 도움이 되질 못했다. 그래서 생각을 바꾸어 여러 양식을 사용하지 말고 매출/지출 관리 자동화 엑셀 양식 하나로 세금 신고 및 관리와 사업 현황 등을 만들게 되었다.

 

1. 세금 신고의 편리함

매출과 지출을 꾸준히 기록해 두면 세금 신고 시즌에 당황하지 않고 필요한 자료를 바로 확인할 수 있다. 물론 개인이 세무사 사무실을 이용하거나, 홈택스에서 기간별로 조회하면 매출/매입 내역을 한눈에 확인할 수 있지만 업무를 진행하는 과정에서 매출과 지출의 내역을 작성하는 것 또한 크로스 체크 및 나의 사업현황 등을 수시로 체크할 수 있기에 내가 별도로 작성하는 것이 좋다고 생각했다.

 

특히나 부가세 신고 기간에는 분기별 매출과 지출 내역이 한 눈에 보이면 정말 편리하다.(부가세통장을 별도로 사용한다면 부가세 통장에 넣은 부가세 금액과 맞는지도 수시로 확인이 가능하다.)

 

2. 사업 현황 파악

매출과 지출을 정리하면 내 사업이 어떤 상태인지 한 눈에 파악할 수 있다. 매출이 늘어나는 시기와 줄어드는 시기, 고정 지출과 변동 지출 등을 분석하면 효율적인 사업 계획을 세울 수 있기 때문이다.

 

어느 정도 데이터가 쌓인다면 고정 지출 및 변동지출 또한 탭을 또 나눠서 엑셀로 자동화해볼 만하다.(이건 이 양식을 좀 써보고 업데이트하는 게 좋을 것 같다. 추가적인 업데이트 부분들까지 포함해서 말이다.)

 

3. 미수금 관리

프리랜서나 1인 기업 등 누구나 한 번쯤 경험해 봤을 대금 미지급 문제는 정말 머리가 아프다. 그래도 내가 따로 메모를 해두지 않는다면 미수금이 정말 계속 미수금으로만 남아 있을 수도 있다.

 

매출 일지를 통해 미수금을 꼼꼼히 관리하면 대금 미지급 문제를 예방할 수 있으니, 내가 조금만 부지런해지면 될 일이다. 혹시 대금 미지급 문제가 발생했다면 이전에 내가 작성했던 아래의 포스팅을 보면 해결 방안들이 나오니 참고하면 좋다.

프리랜서, 디자이너 주목! 일을 하고 돈을 못 받았을 때 어떻게 해야 하나요?

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매출/지출 관리 자동화 엑셀 양식 구성

이전에 공유한 양식도 마찬가지지만, 이런 분야에서의 전문가가 아니기 때문에 쓸데없이 많은 수식과 서식들을 넣기보단 최대한 심플하고 간편하되 필요한 내용만 넣으려고 노력했다. 

 

제일 중요한 부분은 자동화이다. 자동화 프로세스가 우리 디자이너들의 시간을 조금 더 단축시켜 줬으면 좋겠다는 생각에 최대한 간결하게 자동화 작업을 했으니 잘 사용해 줬으면 좋겠다.

 

1. 기본 정보 입력하기

사업자 기본 정보 : 사업자 기본 정보는 본인이 제일 잘 알고 있겠지만, 처음 프리랜서나 1인 기업을 시작하는 사람들에겐 기억하기가 어려울 수 있다. 제일 자주 보는 매출/지출 관리 자동화 엑셀에서 확인할 수 있도록 입력할 수 있게끔 따로 작성해 두었다.

 

매출 목표 설정 : 아무런 목표가 없다면, 일을 하는 성취감이나 진취적인 욕구가 생기지 않는다. 프리랜서나 1인 기업을 이제 막 시작하는 분들이라면 목표액을 본인이 생각하는 금액을 넣고, 이미 프리랜서나 사업을 진행 중이신 분이라면 전년도 대비 얼마나 더 많이 매출을 올릴 것인가에 대한 고민 후 목표액을 설정하면 좋다.

 

분기별 목표 및 실적에는 4분기를 나누어 연간 매출 목표를 4/1씩 자동화되게끔 넣었는데, 이 부분은 별도로 조정해도 된다. 그리고 실제 매출은 매출 관리에서 작성되는 매출금액이 자동으로 입력되니 따로 작성할 필요가 없다. 

 

중요 알림 : 이 부분은 별도로 1년 내내 사업자나 프리랜서가 내야 하는 세금 루틴의 엑셀 양식을 제공한 적이 있었는데, 그걸 그대로 추가할까 하다가 자동화하는 형식으로 바꾸어 현재 시점의 날짜에 맞춰 세금 신고 알림이 뜨게끔 했다.

 

또한 매출 관리에서 미수금이 있을 경우, 미수금이 어느 정도 쌓였는지를 알 수 있는 자동화 수식도 입력했다.

 

주요 거래처 목록 : 중소기업이 아닌 이상, 프리랜서나 1인 기업의 경우 거래처가 많진 않다. 여기에 거래처명을 입력하면, 매출 관리 탭에서 거래처명을 따로 드롭다운하여 선택할 수 있도록 자동화하였다.

 

2. 매출 기록하기

• 날짜 : 세금계산서 발행일 기준으로 작성하면 된다. 그래야 추후 세금계산서를 언제 발행했는지 파악이 가능하다.
• 거래처명 : 기본정보 탭에서 입력한 거래처명이 자동으로 드롭다운에 설정되어 입력할 수 있다.
• 프로젝트명 : 해당 프로젝트명을 입력하면 된다.
• 공급가액 : 부가세(VAT)를 제외한 금액을 입력한다.
• 부가세/합계 : 공급가액을 입력하면 자동 계산되어 입력이 된다.
• 수금여부 : 드롭다운 항목에서 미수금/수금완료를 선택할 수 있고 미수금일 경우 붉게 셀이 칠해지고 글씨도 붉은색으로 바뀐다.
• 세금계산서 : 발행완료와 미발행으로 드롭다운 선택할 수 있다.
• 비고 : 별도의 비고란이므로 메모 시 활용하면 된다.
• 미수금 경과일 : 세금계산서 발행 날짜 기준으로 수금여부에 미수금일 경우, 미수금 경과일 수가 자동 계산되어 나온다.

 

3. 지출 기록하기

• 날짜 : 지출한 날짜를 입력하면 된다.
• 지출처 : 지출처를 입력한다.
• 항목 : 드롭다운으로 선택할 수 있게 되어있는데, 기타(개인경비)를 제외한 나머지 비용은 경비처리가 가능하니, 항목에서 기타(개인경비)를 선택하지 않은 경우에는 모두 경비처리 항목에 가능으로 입력하면 된다.
• 공급가액 : 구매 금액(VAT 제외)을 입력한다.
• 부가세/합계 : 공급가액이 입력되면 자동 계산된다.
• 증빙여부 : 영수증이나 별도의 증빙서류가 있을 경우 있음을 선택하면 된다.(드롭다운 메뉴)
• 경비처리 : 위의 항목란에서 설명한 대로 가능과 불가능을 선택하면 된다.(경비 처리 항목에 대해서는 2편에서 자세히 다룰 예정이다.)
• 증빙서류 위치 : 증빙서류를 한데 모아놓는 폴더를 생성하거나, 각각 흩어져있는 경우 본인의 PC 위치를 입력해 주면, 추후 허둥대지 않고 찾을 수 있다.

 

4. 요약 확인하기

이 탭은 별도로 작성해야 할 항목이 없고 자동으로 요약되어 그래프과 표로 작성되어진다. 월별, 분기별로 매출, 지출, 순이익을 파악할 수 있는 탭이니 중간중간 수시로 확인이 가능하다.

 

5. 세금 관리

• 부가세 신고 일정 : 총 4번의 부가세 신고 일정이 나와 있으며, 신고 기한이 다가올수록 상태 부분에서 신고 임박으로 자동으로 바뀌고, 완료되면 신고 완료, 아직 기한이 많이 남았다면 신고 예정으로 나온다.
• 종합소득세 신고 일정 : 부가세 신고 일정과 동일하다.
• 세금 납부 내역 : 혹시나 세금 납부를 잊어버릴 수 있으니, 언제 납부했는지 직접 작성하는 곳을 만들어두었다. 

 

이제, 활용 팁과 경비처리 가능/불가능 항목에 대한 것과 증빙 자료 관리 팁, 무료 양식 제공은 2편에서 자세히 알아보자.

(엑셀 공유 파일은 2편에 있습니다.)

[이어서 2편 보러가기]

프리랜서 필수! 매출/지출 관리 자동화 엑셀 무료 양식 공유 (2편)

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