프리랜서로 종합소득세를 신고할 때 가장 중요한 것, 바로 절세입니다. 이 절세에서의 가장 중요한 포인트는 경비 인정이라고 볼 수 있는데요. 쉽게 말해서 업무를 위해 지출한 비용 중 일정 항목은 '필요 경비'로 인정받아 소득에서 빼고 세금을 덜 낼 수 있다는 것이죠. 하지만 어디까지가 경비로 인정될 수 있는지, 정리는 어떻게 해야 하는지에 대해 명확히 알고 있는 사람은 별로 없습니다.
이번 포스팅에서는 프리랜서의 경비 정리 방법, 경비 인정 기준, 엑셀 정리 루틴과 경비 정리 엑셀 공유 및 가이드까지 안내드리려 합니다.
경비로 인정받을 수 있는 항목은 무엇일까요?
아무래도 경비 인정의 기준은 업무 관련성이 제일 중요합니다. 개인적인 지출이 아닌, 명백히 업무에 쓰인 비용이라는 것을 입증할 수 있어야 합니다. 필요 경비로 인정되는 항목과, 필요 경비로 인정되지 않는 항목, 조건부로 일부 인정되기도 하는 항목을 아래 표로 정리해 보았습니다.
| 필요경비 인정 항목 | 필요경비 불인정 항목 | 조건부 인정 항목 |
| 통신비 | 가족/개인 식대 | 식비 (업무 관련 모임) |
| 교통비 | 개인 차량 유지비 | 차량비 (업무 전용 차량) |
| 도서/자료비 | 사적 쇼핑비용 | 통신비 (업무와 개인 구분이 어려운 경우 일부만 인정) |
| 사무용품비 | 휴가, 여행 경비 | 접대비 (법정 한도 초과 시 불인정) |
| 소모품비 | 가정용 인터넷, TV 요금 등 | |
| 업무용 식대 | ||
| 업무용 차량 유지비 | ||
| 광고 선전비 | ||
| 교육비 | ||
| 외주용역비 | ||
| 지급 수수료 | ||
| 복리후생비 | ||
| 임차료 | ||
| 보험료 | ||
| 세금과 공과금 | ||
| 접대비(조건부) | ||
| 감가상각비 | ||
| 기타(업무 관련성 입증 가능한 항목) |
위 항목들 중 업무용 차량과 개인 차량의 차이라던가 통신비 등 항목을 어떻게 세부적으로 구분하는지에 대해서는 지난 포스팅을 참고하시면 도움이 될 거예요.
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경비 항목 정리, 엑셀로 이렇게 시작하세요!
사실 엑셀을 잘 몰라도 됩니다. 기본적인 구조만 잘 만들어두면 한 달에 한 번 정리하는 것만으로도 충분히 효율적인 관리가 가능합니다. 예를 들어 아래처럼 엑셀의 기본 틀만 만들어 두면 작성하는 데에는 어려움이 없습니다.
| 날짜 | 항목 | 내용 | 금액 | 지출 수단 | 비고 |
| 5/12 | 교통비 | 미팅 이동 택시 | 14,500 | 카드 | 업무 이동 |
| 5/14 | 통신비 | 휴대폰 요금 | 33,000 | 자동이체 | 업무용 포함 |
| 5/20 | 장비 | 마이크 구입 | 75,000 | 카드 | 콘텐츠 녹음용 |
여기서 팁을 드리자면 날짜순 정렬 + 항목별 필터 기능을 추가해 두면 관리가 더욱 쉬어집니다.
위와 같이 작성된 엑셀의 기본틀만 가지고, 매월 아래 체크리스트를 추가 및 수정하여 정기적으로 정리해 두면, 5월이 되는 신고 시기에 단순히 모아둔 내용을 정리하는 수준으로 끝낼 수 있어 스트레스를 받지 않고 신고가 가능합니다.
- 이달의 수입 확인(입금 내역 등을 캡처 혹은 정리)
- 업무 관련 지출 항목들 정리(카드 내역, 현금 영수증 등)
- 주요 경비 증빙들을 스캔 또는 캡처하여 저장
- 엑셀 시트에 입력 및 백업
프리랜서 세금관리 엑셀 템플릿 사용법
위와 같은 내용을 기반으로 제작한 프리랜서를 위한 세금관리 엑셀 템플릿을 공유드립니다. 세금 신고 및 수입, 지출, 증빙 자료를 통합 관리할 수 있도록 설계되었으며 수입관리, 지출관리, 증빙관리의 총 3개 시트로 구성되어 있습니다. 각 시트에는 드롭다운 선택, 자동 계산, 자동 판별 기능이 설정되어 있습니다.
수입관리 시트
내역 및 입금 수단 셀은 드롭다운 목록으로 구성되어 있으며 사용자는 미리 지정된 목록에서 선택할 수 있으며, 금액 항목은 하단의 합계 셀에 자동 계산되어 전체 수입을 집계합니다.
지출관리 시트
항목에는 필요 경비 인정, 조건부 인정, 불인정 항목이 포함되어 있으며 드롭다운으로 선택할 수 있습니다. 이 항목은 선택한 항목에 따라 예, 조건부, 아니오가 자동으로 표시됩니다. 지출 수단도 드롭다운 목록에서 선택가능하며, 전체 지출 합계는 자동 계산됩니다.
증빙관리 시트
수입/지출 분류 및 보관 위치는 드롭다운으로 선택가능하며, 파일명 및 설명을 통해 증빙자료를 명확히 구분하고 관리할 수 있습니다.
드롭다운 항목 수정 방법
- [데이터] 탭 > [데이터 유효성 검사] 선택
- 드롭다운이 설정된 셀을 선택
- '목록' 유형에서 원본에 정의된 항목을 편집하거나 새로운 범위를 지정
- 항목을 쉼표(,)로 구분하여 입력(예시 : 강의, 외주, 콘텐츠 제작, 상담)
- 확인 버튼을 눌러 적용
반복적으로 사용하는 드롭다운은 별도의 시트에 항목 목록을 저장하고 범위 이름을 정의하여 연결하는 방법도 효율적입니다.
프리랜서 경비 정리 시 주의할 점
업무 관련성이 불분명한 지출은 경비로 인정받기 어렵습니다. 가족 식사, 친구 만남, 개인 쇼핑 등의 비용은 경비가 당연히 안 되겠죠. 가능한 경비더라도 증빙 자료(영수증, 이체 내역)를 함께 보관해야 하며, 세무조사 가능성을 고려해서 최소 5년 이상 보관할 것을 권장드립니다.
다음 시리즈 내용 예고
다음 포스팅에서는 사업자등록을 하지 않은 프리랜서의 경우 세금 리스크와 사업자등록을 했을 때의 장단점 등을 비교하며, 실제로 어떤 선택이 유리한 건지 살펴볼 예정입니다.
결론
프리랜서의 경비는 업무 관련성이 핵심이라고 볼 수 있습니다. 정기적으로 정리하게 되면 절세뿐만 아니라 신고도 쉬워지고, 나 자신조차도 확인하는 게 한눈에 파악할 수 있으니 장점밖에 없습니다. 엑셀 파일 하나로 시작해 보세요! 매달 30분이 내년 5월을 바꿀 수 있습니다.
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