프리랜서 업무 자동화 흐름도 만들기 – Notion × Google Forms (1)

프리랜서 업무 자동화 흐름도 만들기- Notion × Google Forms (1)

 

“클라이언트가 남긴 문의 어디 갔지?”
“폰 메모–엑셀–이메일–노션… 도대체 어디에 뭐가 있는 거야?”

 

프리랜서·1인 사업·소규모 팀에서 가장 흔한 병목이 정보가 흩어지는 것입니다.

이 시리즈는 Google Forms → 스프레드시트 → Zapier/Make → Notion으로 이어지는 간단한 자동화 흐름도를 만들어,

의뢰 접수부터 작업 보드 관리까지 한 번에 정리하는 방법을 알려드립니다.

 

1편에서는 “왜 지금 자동화를 시작해야 하는지”부터 명확히 짚고 갈게요.

 

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1. 업무가 흩어질 때 생기는 문제

• 누락: 카톡·DM·이메일·전화로 들어온 요청이 서로 다른 곳에 쌓여 처리 누락이 발생.
• 이중관리: 엑셀에 적고, 또 노션에 옮기고, 다시 캘린더에… 중복 입력으로 시간 낭비.
• 상태 파악 불가: ‘견적 요청’인지 ‘진행 중’인지 ‘대금 입금 대기’인지 한 눈에 안 보임.
• 데이터가 자산이 되지 않음: 쌓인 문의/고객 정보를 검색·분류·리포트할 수 없어 반복 수작업.

핵심: 입력은 한 번만, 그 뒤는 자동으로 흐르게 만들어야 합니다.

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2. 수기 관리의 한계 (그리고 어디서 병목이 생기나)

 

• 사람 의존: 담당자가 바쁘면 입력이 밀리고, 밀리면 정확도는 더 떨어짐.
• 형식 불일치: 자유 형식 문의(카톡, 메일)는 필수 정보 누락이 잦음(예산/마감일 없음).
• 시점 지연: 뒤늦게 정리하면서 기회 손실(빠른 응답이 성사율을 결정).
• 규모화 불가: 월 5건일 땐 버티지만, 월 20건만 돼도 수작업은 바로 무너짐.

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3. Notion × Google Forms × Zapier/Make, 어떤 그림인가?

• Google Forms: 고객이 표준 양식으로 의뢰 입력 → 필수 정보 보장(이름/연락처/예산/마감 등).
• Google Sheets: 모든 응답이 행 단위로 자동 저장(백업/필터/그래프까지 가능).
• Zapier/Make: 시트에 새 행이 생기면 자동 트리거 → Notion에 카드 생성, 알림 발송 등.
• Notion DB: 단일 작업 보드(To Do → 진행중 → 완료). 필터/정렬/뷰(보드·타임라인)로 관리.

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4. 자동화 전후 비교 (5분이면 차이가 보입니다)

항목	자동화 전(수기)	자동화 후(흐름도)
의뢰 접수	카톡/메일 제각각, 필수 정보 빠짐	폼으로 표준화, 필수값 강제
데이터 적재	엑셀/노션에 다시 입력	폼 제출 즉시 시트 자동 저장
작업 생성	보드에 수동 카드 생성	새 응답 → Notion 카드 자동 생성
상태 파악	사람에게 물어봐야 함	보드/타임라인에서 한 눈에
알림/후속 액션	까먹기 쉬움	상태 변경 시 이메일/DM 자동 발송
리포트	월말에 수작업 합산	시트/노션에서 즉시 통계

 

 

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5. “자동화”는 거창하지 않아도 됩니다 (초보자용 기준 3가지만)

 

• 입력 표준화: “이 폼으로만 의뢰받습니다” 링크 고정(인스타·프로필·이메일 시그니처).
• 한 곳에 쌓이게: 폼 → 시트는 기본, 시트 → Notion까지만 먼저 연결.
• 보드로 움직이게: Notion에서 상태(Status) 하나만 잘 써도 팀이 굴러갑니다.

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6. 당장 시작 체크리스트 (무료/저비용 기준)

• Google 계정(Forms/Sheets), Notion 워크스페이스
• Notion 데이터베이스(간단 필드): 클라이언트명, 요청일, 예산, 마감일, 상태, 담당자, 메모
• 자동화 도구: Zapier(무료 플랜) 또는 Make(무료 시나리오)
• 공통 네이밍: 폼·시트·DB 이름을 맞춰두면 나중에 검색이 빠릅니다.

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마무리: “입력은 한 번만, 그 뒤는 자동으로 흘러가게”

사실 지금 굉장히 간단하게 설명했지만, 이 자동화 시스템은 좀 더 효율적으로 업무를 처리하고, 업무 시간을 단축하여 더 많은 일들을 수주하며 클라이언트마다 누락되는 일이 없도록 신뢰감을 쌓을 수 있는 아주 기본적인 요소를 구축하는 과정입니다.

 

프리랜서는 곧 1인 기업이니 혼자서 많은 업무들을 효율적으로 해내려면, 자동화 시스템이 꼭 필요합니다. 업무 관련 자동화 시리즈는 이제 시작이니 구독하여 글이 업데이트 될 때마다 참고하시기 바랍니다.

 

이 외에 매출, 지출 자동화 시스템 등을 원하시면 아래 포스팅을 참고하세요.

 

 

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