이메일은 사내 보고용 뿐만 아니라 업체들과의 프로젝트 진행에서 전반적인 소통의 기본 수단입니다.
직장인이라면 매일 수십통을 작성하게 되는 '이메일'은 업무용 이메일이기 때문에 기본적인 양식과 예절을 갖추고 작성하는 것이 중요합니다. 이메일 또한 작성자의 또다른 업무의 스킬이기 때문입니다. 이 글에서는 사회초년생부터 꼭 알아야 할 메일 작성 방법과 예절을 자세히 알아보겠습니다.
받는 사람, 참조, 숨은 참조
받는 사람은 메일을 대표로 받는 사람, 참조는 메일 내용을 참고하여 받는 사람, 숨은 참조는 받는 사람에게 보이지 않게 메일을 전달 받는 사람입니다.
이메일의 제일 기본은 받는 사람과 참조의 구분입니다. 받는 사람은 직접적인 소통을 하며 업무를 진행하는 사람을 의미하고 있습니다. 참조는 받는 사람과는 다르게 직접적인 소통을 하진 않지만, 전반적인 업무의 흐름을 파악해야 하는 사람을 말합니다. 예를 들면 직접적인 소통은 A회사의 대리님과 하지만, 우리 회사의 팀장님이 업무의 흐름을 알고있어야 한다면 같이 참조에 넣어 해당 프로젝트의 상황을 알 수 있도록 하는 것입니다. 숨은 참조는 수신인, 즉 받는 사람에게 보이지 않지만 메일이 전달되는 참조인을 말합니다. 수신인에게 부담이 될 수 있는 사람이 해당 프로젝트의 상황을 알아야 할 때 숨은 참조를 활용하면 됩니다.
| 항목 | 설명 | 비고 |
| 받는 사람 | 직접적인 소통을 하며 업무를 진행하는 사람 | 직접적인 커뮤니케이션 상대 |
| 참조 | 직접적인 소통을 하진 않지만, 전반적인 업무의 흐름 파악이 필요한 사람 | 많은 사람들이 연관되어있는 프로젝트일 경우 |
| 숨은 참조 | 받는 사람에게 보이지 않지만 메일이 전달되는 참조인 | 수신인에게 부담이 되는 대상 |
메일 제목 작성 방법
메일의 제목은 본인의 소속과 날짜, 전달할 내용을 간결하게 작성해야 합니다.
제목의 앞부분에는 본인의 소속 혹은 회사명을 작성하고 프로젝트의 날짜 및 프로젝트명을 작성합니다. 사내용 이메일의 경우 [본인의 소속] 날짜 / 전달내용으로 작성하고, 사외용 이메일의 경우 [회사명] 날짜 / 전달내용으로 작성합니다.
메일 내용 작성 방법
메일의 내용은 첫문장과 본문, 마무리로 중요한 요점만 작성하며 격식을 갖추어 작성하는 것이 좋습니다.
첫 문장에는 인사와 함께 자신의 소속과 이름을 작성합니다. 이 때, 받는 사람의 이름과 직위를 함께 언급하며 인사말을 작성하면 좋습니다. "안녕하세요. OOO 팀장님, A 회사의 OOO과장입니다." 이렇게 작성하여 첫 문장을 시작하면 됩니다. 본문의 경우 간결하게 전달하고자 하는 내용의 요점만 작성하는 것이 중요합니다. 만약 메일에 첨부파일을 포함한 경우 본문에 언급하여 확인이 누락되지 않도록 작성해주는 것이 중요합니다. 메일의 마무리에는 '감사합니다. OOO 과장 드림.' 혹은 '확인 부탁드리겠습니다. OOO 과장 드림.' 등의 마무리 인사와 함께 본인의 소속을 언급합니다. 이메일 하단에는 이메일이나 주소, 연락처가 기재된 회사 서명을 넣는 것이 메일의 기본 매너입니다. 만약 서명이 없을 경우에는 마무리 인사 후 본인의 연락처를 기재합니다.
결론
받는 사람과 참조의 구분, 본인의 소속과 수신인의 소속 및 직급 언급, 첫인사와 간결한 메일의 내용 및 마무리 인사와 회사 서명 넣기만 잊지않는다면 이제 메일로 스트레스 받을 일은 없습니다.
따로 배우지 않고 사회생활을 시작하면 바로 실무에서 작성하게 되는 이메일은 회사에서 제일 많이 보고, 읽고, 작성하는 것 중 하나입니다. 정확한 용어의 이해와 메일 내용 작성의 순서만 제대로 알고 작성한다면 이제 메일 작성하는 것은 어렵지 않은 일이 될 것입니다.